Как правильно готовиться к мероприятиям и получать от этого удовольствие

Как правильно готовиться к мероприятиям и получать от этого удовольствие

За окном набирает обороты осень, а значит, к нам пришел сезон активного участия в отраслевых выставках и конференциях. В предыдущей статье по работе с b2b клиентами мы обсуждали, как выбрать выставки для участия и как настроить сотрудников к работе на мероприятии. Сегодня речь пойдет именно о той невидимой организационной работе, благодаря которой все это становится возможным.

Я занимаюсь ивентами с 2004 года. Началось все на собеседовании в одну крупную ИТ-компанию.

— Вы когда-нибудь занимались выставками? — спросили меня.

— Нет, но очень хочется попробовать! — легкомысленно ответила я.

И меня приняли на работу.

Мои новые коллеги сразу же решили подбодрить меня и настроить на нужный лад. «Ну все, готовься! — сказали мне они, — В последнюю ночь перед выставкой поедем по типографиям, так всегда бывает!»

Так началась моя карьера event-маркетолога, и за это время я успела организовать участие в сотнях (в среднем 30–50 в год) выставок и конференций в России, Европе, обеих Америках, Африке и Азии. За это время было много историй, связанных с подготовкой и работой на выставках, забавных и не очень, но «карму последней ночи» удалось победить и все важные вещи научиться успевать вовремя.

Главное, что я поняла в процессе подготовки к любому мероприятию: нужно держать в голове 1000 важных мелочей, каждая из которых влияет на успех всего мероприятия.

Здесь собраны мои рекомендации (на основе лично набитых шишек и наступленных граблей), как без авралов подготовиться, заехать и отработать мероприятие.

планирование мероприятия

Выбор формата участия и договор. Внимательно выбираем и фиксируем

Еще до того как вы приняли решение участвовать в мероприятии и включили его в план с определенным бюджетом, вы начинаете общаться с оргкомитетом по условиям участия.

Как вести общение

  • Все договоренности фиксируйте в переписке в электронной почте, чтобы было к чему апеллировать в спорных ситуациях.
  • Отправив контрагентам важное письмо, не ленитесь позвонить и убедиться, что они его получили, прочитали и поняли, что вы от них хотите.
  • Если постоянно звонить дорого, особенно за рубеж, как минимум получите ответное письмо, что информация получена. Но если вам долго не отвечают, лучше все-таки позвонить.
  • Для срочного уточнения мелких деталей можно использовать мессенджеры.

За сколько начинать подготовку к мероприятию?

Зависит от масштаба мероприятия, участвовали ли вы в нем ранее, где оно будет проводиться. По моему опыту, к крупной зарубежной выставке лучше начинать готовиться за год.

Сразу после того, как завершилось мероприятие этого года (а бывает, что и до его завершения), организаторы начинают кампанию по сбору участников на следующее, часто по льготной цене.

В небольшую локальную конференцию можно комфортно вписаться за 2–3 месяца. Если вы хорошо организованы и легки на подъем, можно и за неделю, но я не советую, так как вы просто не получите всех тех маркетинговых выгод, какие дает полноценная кампания по подготовке, да и стоимость услуг возрастает по мере приближения даты мероприятия.

Чем раньше вы решаете поучаствовать в выставке, тем больше у вас будет предложений по выбору расположения стенда, да и стоимость аренды у многих выставочных компаний тоже зависит от даты бронирования.

Выбор стенда

Обращайте внимание на такие моменты:

  • Размер площади, который вам нужен или вы можете себе позволить. «Нарезая» выставочные площади, организаторы располагают крупные стенды в центральной части зала, маленькие оставляя на периферии. Это относится к крупным выставкам. Если вы участвуете в конференции, в которой предполагается небольшая выставочная часть, то довольно часто там предлагаются одинаковые или близкие по размеру места для стендов участников в фойе рядом с конференц-залом.
  • Когда выбираете расположение на крупной выставке, обратите внимание на тематические разделы, на которые они обычно делятся. Вам, скорее всего, предложат раздел по сфере деятельности вашей компании. На крупных международных выставках выделяются отдельные экспозиции стран и городов. Подумайте, хотите вы стоять на таком коллективном стенде или отдельно.
  • Крупные стенды в центре зала и коллективные стенды привлекательны тем, что через них обычно проходит так называемая «голубая линия» — маршрут обхода выставки официальными делегациями. Сюда также подводят журналистов и видеооператоров. С другой стороны, выделиться на коллективном стенде среди соседей довольно сложно, в шумной людной обстановке трудно общаться с посетителями.
  • Обязательно проанализируйте, где стоят ваши конкуренты/партнеры. Подумайте, хотите ли вы стоять рядом с ними или наоборот, подальше от них.
  • Общие рекомендации: чем больше открытых сторон у стенда, тем лучше. Чем ближе к центральному проходу, тем больше проходимость. Большинство посетителей заходит в зал, начинает обходить его по часовой стрелке, слева направо.

Договор и опции

Как я уже писала в предыдущей статье, везде, где есть возможность выступить с докладом, лучше выступить. Часто стоимость спонсорских пакетов участия, предполагающих доклад, начинаются с довольно крупных сумм. При этом в нем может быть много дополнительных опций, которые вам не очень-то и нужны. Попросите у организаторов мероприятия собрать для вас индивидуальный пакет участия. Такое не всегда получается, но, если вам пойдут навстречу, можно значительно сэкономить.

Внимательно прочитайте договор на предмет соответствия всех нужных вам опций и стоимости участия. Обратить внимание на штрафы за отказ от участия, сроки подачи информации организаторам мероприятия и заказ основных опций. Согласуйте договор с корпоративным юристом и бухгалтерией. Обменяйтесь с организаторами мероприятия сканированными копиями подписанного договора и оригиналами.

Особенность некоторых крупных зарубежных мероприятий: сначала с вас попросят заявку/договор на участие (со 100% штрафом в случае отказа) и полную оплату, потом участникам предоставляют 2–3 варианта местоположения стенда, в порядке получения оплат. Еще один аргумент в пользу тщательного подбора мероприятий и заблаговременной подачи заявки.

Заказ и оплата услуг. Соблюдаем сроки и контролируем платежи

Составьте график платежей по мероприятию. Если у вас есть график платежей отдела, занесите в него ожидаемые платежи заранее.

Бывает так, что вы покупаете пакетное участие (все включено) и оплачиваете все услуги «скопом». Или же сначала оплачиваете регистрационный взнос, потом набираете себе опции «россыпью» и поэтапно оплачиваете их (аренда выставочной площади, застройка или аренда мебели и т.д.) Тут надо быть особенно внимательным.

Какие моменты нужно особенно проконтролировать:

  • электричество (у некоторых организаторов не входит в базовый пакет услуг, и можно с удивлением обнаружить, что ваш стенд обесточен, если вы забыли заказать электричество);
  • интернет;
  • парковка;
  • информация о компании в каталог и на сайт мероприятия;
  • данные о стендистах и спикерах — их надо вовремя зарегистрировать.

Сроки оплаты участия

Сроки заказа дополнительных услуг могут быть прописаны в договоре или руководстве участника мероприятия, которое рассылают организаторы. Внимательнейшем образом изучите сроки заказа опций, занесите в план подготовки, личный календарь, повесьте на стену, себе на лоб :). Не пропустите эти сроки, иначе все становится очень сложно: опция заказа, скажем, так нужного вам электричества или пропусков для сотрудников, становится неактивной, или, в лучшем случае, ее стоимость возрастает в 1,5–2 раза.

Обычно ваши персональные менеджеры на мероприятии присылают напоминания, но не надо расслабляться. Накануне мероприятия лучше написать/позвонить, чтобы убедиться, что все заказано и оплачено, деньги «видят» на той стороне, и не будет сюрпризов на мероприятии.

На многих крупных международных мероприятиях, например, на знаменитом CeBIT, общение с менеджером сведено к минимуму, все опции вы заказываете через личный кабинет.

Процесс оплаты

Оплачивать счета лучше сразу и полностью. Бывает, что организатор назначает стоимость участия в евро или долларах, а курс может измениться, и цена в рублях при поэтапной оплате повысится.

Заранее уточните, в какой валюте выставляют счета и какие дополнительные документы потребуются, например, перевод договора и счета для валютного контроля. В бухгалтерии узнайте, могут ли оплатить счет в этой валюте. Если в ней оплатить не получится, попросите выставить счет в той валюте, которую назовет бухгалтерия.

Отправляйте организаторам платежные поручения после оплаты услуг (в России). Сохраняйте платежки у себя и возьмите с собой на мероприятие вместе с пакетом документов.

Из практики: случай с оплатой парижской выставки

Однажды мы готовились к участию в крупной выставке в Париже. Был вечер пятницы, команда собиралась в дорогу, чтобы в понедельник с утра застраивать стенд. И тут мне приходит письмо от финансового контролера компании-организатора мероприятия, что у нас не оплачена приличная сумма на одну из услуг, наш аккаунт будет блокирован, стенд обесточен. А нам надо показывать программное обеспечение.

Проверяю платежи — все оплачено. Опущу пару нервных часов переписки с нашим аккаунт-менеджером и финансовым контролером выставки. Никакие аргументы не действуют, они не «видят» платежа, значит, или мы платим его (получается, дважды), или нас обесточивают. От страха я вспомнила весь свой университетский французский и дозвонилась лично до финансового контролера. С трудом я уговорила ее проверить пошагово все платежи.

Что выяснилось: мы оплатили этот счет частями, а они не подводили весь баланс целиком, а просто ожидали платежа с определенной суммой. В итоге нас милостиво разблокировали и все прошло хорошо.

что проконтролировать на выставке

Готовим экспозицию, стендистов и спикеров

Самая творческая и ответственная часть.

Подготовка участников

Итак, вы вовремя подали данные об участниках мероприятия от вашей компании: стендистах, делегатах (слушателях конференции), спикерах. Сразу уточните у организаторов, как можно заменить участников, если потребуется.

Если мероприятие зарубежное, убедитесь, что у всех есть загранпаспорта и визы. Многие зарубежные мероприятия оказывают визовую поддержку, узнайте о такой опции.

Также вовремя проконтролируйте покупку билетов и проживания. Желательно сразу после заключения договора о мероприятии предупредить о поездке сотрудника, который будет заниматься билетами. Спросите у организаторов о скидках на проживание в отелях, принимающих мероприятие, или поблизости.

Узнайте, будут ли кормить участников на мероприятии. Если у коллег есть ограничения по питанию, постарайтесь это учесть. Узнайте, какие кафе есть поблизости, и подскажите участникам, чтобы им меньше отвлекаться на поиск. Поверьте, они это оценят.

Если ваш пакет участия в мероприятии предполагает доклад, старайтесь подать данные о вашем докладе (тема, тезисы) и спикере как можно раньше. Во-первых, получите лучший слот (время выступления) в программе. Во-вторых, попадете во все анонсы и рассылки, которые делают организаторы.

Если вы приглашаете на мероприятие людей из других городов, то им потребуется время, чтобы спланировать командировки (один—два месяца). Спросите у организаторов мероприятия, предоставляют ли они промокоды со скидками на участие, электронные билеты или специальные условия, чтобы экспоненты могли закупить делегатские пакеты для своих гостей (если делегатское участие в мероприятии дорогое).

Оформление стенда

Тема оформления выставочного стенда очень объемная, раскрыть ее полностью можно только в отдельной статье. Здесь я расскажу о самых необходимых вещах.

Какой стенд выбрать: построить эксклюзивный по индивидуальному дизайн-проекту, взять стандартный с белыми стенами от организаторов или поставить свою складную поп-ап конструкцию на ковре? Ориентируйтесь на расположение стенда, доступный бюджет и здравый смысл.

Если вы арендуете большую выставочную площадь в центральной части зала, то подразумевается, что она будет застроена красивым индивидуальным стендом. В большинстве случаев такие конструкции очень недешевы и используются только один раз. Если пользуетесь услугами застройщика стендов, не забудьте вовремя его аккредитовать у организаторов и подать все необходимые документы.

Если ваш бюджет ограничен, и вы арендуете небольшой стенд (9–21 м2, вам подойдут типовые варианты застройки (shell scheme), которые предлагаются для стендов разной площади и конфигурации. Будьте осторожны, на них ничего нельзя клеить и сверлить. Вы должны сдать их в первозданном виде, иначе придется заплатить за испорченные стеновые панели. Можно повесить баннеры, которые крепятся за верх конструкции специальными плакатными крючками или специальные плакаты, которые держатся на статическом электричестве.

Не на всех мероприятиях возможна даже такая стандартная застройка. Иногда хозяин помещения не разрешает портить ковер на полу. Выручают мобильные поп-ап конструкции. Уточните этот момент.

Также не забудьте сразу после подписания договора сообщить о мероприятии вашей PR-службе. Поместите выставку в план мероприятий на сайте, сделайте анонсы в социальных сетях, рассылку по клиентам.

Печатные материалы и сувениры. Продумайте логистику

Еще одна «головная боль» перед выставкой: где печатать и как везти рекламные материалы, если мероприятие проходит в другом городе или стране? Мы пробовали разные варианты.

Самый правильный способ:

  1. сравнить цены в типографиях тут и там плюс затраты на перевозку;
  2. выбрать самый экономичный;
  3. заранее все напечатать и отправить на выставку.

Но так получается далеко не всегда. Честно скажем, редко. Самый реалистичный подход — действовать по ситуации. Если макеты утверждены и не меняются, можно напечатать заранее и отправить. По факту же часто бывает так, что некоторые материалы правятся «до победного», потом печатаются экспресс-способом и везутся участниками «на себе». Иногда даже с платой за перевес.

Отправляя коробки с материалами на мероприятие, пометьте на каждой, что лежит внутри и какой компании принадлежит. Так вы не перепутаете коробки с соседями на застройке и быстро сообразите, какие материалы где лежат, когда будете их разбирать. Даже если все отправили вовремя, все равно дайте понемногу каждого вида материалов каждому участнику с собой. Грузы имеют свойство иногда опаздывать и теряться. Также разузнайте, где поблизости от места проведения мероприятия копи-центр на случай, если ваши листовки разойдутся быстрее, чем вы предполагали. Возьмите с собой электронные версии материалов.

Инструктаж сотрудников. Готовим универсальных бойцов

Все те правила по фиксированию договоренностей с контрагентами, о которых я говорила в начале статьи, в полной мере относятся и к общению с вашими коллегами, которые будут участвовать в подготовке к мероприятию и непосредственно на нем. Написали письмо с вопросом или поручением — убедитесь, что ваш коллега его получил и понял. А еще лучше, сходите к нему и посмотрите в глаза — пусть подтвердит, что он понял и усвоил. И это не шутка и не излишняя суета.

Помните: все заняты своей работой, а подготовка к выставке — ваша основная работа, и вы несете ответственность за все.

Очень важно четко распределить роли и задачи участников мероприятия, чтобы каждый четко понимал, что он должен делать. С другой стороны, есть правило, что нельзя замыкать никакие задачи на одного человека. Поэтому все члены выставочной команды проходят инструктаж по основным организационным моментам мероприятия.

Что должны знать все представители компании на выставке (базовый список):

  1. название, дата, место проведения мероприятия;
  2. расписание основных активностей;
  3. порядок прохода на мероприятие;
  4. контактные телефоны организаторов и подрядчиков;
  5. контактные телефоны всех участников от вашей компании;
  6. расписание прибытия/отбытия и работы коллег на мероприятии;
  7. расписание встреч на мероприятии. Список участников и делегатов (от организаторов);
  8. внешний вид стенда. Список и внешний вид рекламных материалов, схема выкладки на стенде;
  9. краткие инструкции, как рассказывать о продукции компании;
  10. инструкции по действиям в нештатных ситуациях.

Все это оформляется в единый документ — мануал/памятку, которая рассылается всем с рекомендацией изучить и держать при себе. Он же станет хорошей подмогой вам при подготовке к следующим мероприятиям: не надо будет ничего вспоминать заново.

что знать участнику выставки

Тщательно готовьте своих спикеров. Не отдавайте им презентацию на самостоятельное заучивание (и тем более, на самостоятельное оформление). Получите у организаторов регламенты выступления. Помимо отведенного времени (тайминга) уточните формат слайдов (16*9 или 3*4), на чем будут показывать презентацию (проектор или плазменная панель). Если презентацию планируют показывать на проекторе, используйте максимально яркие, контрастные цвета, т.к. при проекции изображение сильно обесцвечивается.

Чтобы зрители не засыпали под ваш доклад, на экране должна быть частая смена слайдов, меньше букафф, крупнее шрифт (у многих плохое зрение). Спикер должен интересно и ярко рассказывать на фоне презентации, а не читать со слайдов. Обязательно проведите несколько прогонов, минимум три, оптимально шесть-семь. Научитесь точно укладываться в отведенный вам тайминг, оставляя 5 минут на вопросы. Уважайте время других спикеров.

Заезд на мероприятие и демонтаж. Все свое берем с собой

Уточните время и порядок заезда на мероприятие. Обычно заезд и застройка стендов проводятся накануне. Все документы по мероприятию и застройке держите под рукой. Телефоны ответственных лиц от организаторов забейте в телефон. Сразу, как приедете, идите знакомиться лично с оргкомитетом (если ранее были не знакомы) и знакомьте с ними коллег. Пусть знают, к кому обращаться по всем вопросам, возникшим на мероприятии. Обязательно найдите человека, координирующего конференцию, и представьте ему своих спикеров.

Если вы участвуете в выставке, держите под рукой документы на завоз оборудования, пропуска на машины. Вам нужно будет встретить груз/транспортную компанию. Если есть возможность, оплатите доставку, включающую услуги грузчиков. Коробки с полиграфией обычно очень тяжелые.

Будьте внимательны на застройке, проверяйте комплектность того, что вам привезли. Если вам привезли то, что вы не заказывали, или в большем объеме/не того размера, ни в коем случае не оставлять на стенде (типа «пусть постоит»). Потом к вам придут и потребуют деньги за это оборудование, наличные и срочно. У нас такое было неоднократно. Не платить вымогателям!

Внимание! Маленькие, неочевидные, но важные вещи.

Обязательно взять с собой:

Скотч, резак, ножницы — иначе нечем будет распаковать/запаковать коробки с оборудованием и материалами. Пожалейте свой маникюр, и не мечитесь в поисках необходимого по соседним стендам.

Ручки, блокноты — часто нужно что-то записать/подписать/расписаться/заполнить анкету. Они имеют свойство пропадать со стенда, возьмите запас, держите в укромном месте.

Пилоты (они же удлинители, они же сетевые фильтры) — подведенная к стенду розетка может быть одна на весь стенд и в неудобном месте, на пример в дальнем углу на стене. Чтобы развести электричество по стенду, подключить несколько ноутбуков, плазменную панель и т.д. пригодятся пилоты.

Адаптеры — если мероприятие за рубежом, стоит уточнить, какие у них используются «вилки» и розетки, какое напряжение в сети. Как вы знаете, в разных странах они разные. Убедитесь, что сможете подключить ваше оборудование в сеть.

Вода — от непрерывного общения с посетителями стенда постоянно пересыхает во рту.

что взять с собой на выставку

Важно! Ничего не оставлять без присмотра, ни на застройке, ни во время выставки, ни на демонтаже. Если на стенде разложено оборудование, на нем постоянно должен кто-то быть. Комментарии излишни.

Накануне мероприятия получите бейджи на сотрудников (если это возможно), или пусть сами пройдут регистрацию заранее (опять же, если это возможно), чтобы утром им не стоять в общей очереди.

Соблюдайте сроки демонтажа, прописанные в регламенте организаторов. Не обязательно оставаться всей командой. Строго определите, кто отвечает за демонтаж, чтобы не получилось, что все разъехались, а стенд остался. Не оставляйте после себя горы мусора, это дурной тон.

Получите все необходимые закрывающие документы в офисе организаторов на мероприятии.

Еще несколько общих рекомендаций

Постарайтесь выспаться в ту самую «последнюю ночь», завтра вам нужна свежая голова и много сил. Зарядитесь позитивом и драйвом, ведь завтрашнее мероприятие — это кульминационный момент вашей работы.

Совет всем, особенно девушкам: обувайтесь удобно (или берите удобную обувь на смену), будьте готовы много ходить и говорить. Не отсиживайтесь на стенде или на стульчике в конференц-зале.

На мероприятии будьте всегда на связи с коллегами, которые приехали с вами, и с офисом. Создайте экспресс-канал для участников мероприятия, например, общий чат в мессенджере. Положите побольше денег на телефон. Держите при себе зарядку или внешний аккумулятор.

Это основные, базовые рекомендации и маленькие полезные лайфхаки. Надеюсь, они сделают процесс подготовки для вас более понятным, и вы не упустите ничего важного. Ну а если что-то неожиданное или неприятное все-таки случится, что ж, такова жизнь. Успокаивает мысль, что по прошествии времени это будет вспоминаться как еще один поучительный эпизод в копилку опыта.

Наверняка у вас тоже есть подборка своих советов и наблюдений по участию в отраслевых конференциях, и я буду рада, если вы ими поделитесь. Пишите их в комментариях к этой статьи, присылайте нам на marketing@livetex.ru. Пусть труд наших сестер и собратьев event-маркетологов будет легче и продуктивнее, меньше «граблей» на пути и всегда отличный результат!

Спасибо за статью
9